Володіння різними методами оцінки проекту збільшує точність термінів здачі

Катерина Корж
26 червня 2023

У попередніх статтях говорили з вами про важливість процесу планування проєкту і принципи оцінювання..Сьогодні пропонуємо поринути безпосередньо в механізм останнього.

Методи оцінювання проєктів

Є велика кількість прийомів, які допомагають визначити, скільки грошей, зусиль, ресурсів та часу знадобиться для створення системи чи продукту. Усі вони мають різну складність і точність. Необхідно підбирати найбільш прийнятний метод, який дасть змогу отримати якісну, максимально точну оцінку та зробить кожен проєкт успішним.

Усі методи можна поділити на 2 умовні групи:             

 

  1. Гнучкі методи, які допомагають зробити верхньорівневе оцінювання на етапі, коли вступної інформації ще недостатньо (рівень переговорів, комерційної пропозиції):
  • Delphi, 
  • Wideband Delphi, 
  • Three-point Estimation (PERT), 
  • Analogous Estimation (Top-down Estimation), 
  • Parametric Estimation.
  1. Методи, які дають змогу робити глибоке та точніше оцінювання на етапі планування проєкту (після укладання контракту):
  • Function Points, 
  • Story Points, 
  • Bottom-up Estimation,
  • Use Case Points.

Нижче описано деякі з наявних методів. Вивчить їх, аби отримати кращі результати.

  • Delphi (Експертне оцінювання)

Розроблений у 1950–1960-х роках у корпорації RAND. Delphi — метод систематичного інтерактивного прогнозування, що ґрунтується на думці експертів у певній галузі. Це може бути як один спеціаліст, так і група.

Основні кроки:

  • Організовується підбір групи експертів: що більше, то краще (до 20).
  • Проводиться постановка проблеми: спеціалістам розсилають основні питання, пропонують розбити на кілька дрібних. Організаційна група відбирає найпоширеніші і формує загальний опитувальник.
  • Експерти індивідуально в письмовій формі заповнюють опитування, висувають припущення щодо оцінювання (термінів або вартості), додають пункти, яких бракує.
  • Процедура опитування може проводитися кілька разів, доки у зведеному списку не з’явиться погодження оцінювання.
  • Після цього думки експертів зводяться докупи.
  • Оцінюються ризики.
  • Формується фінальний перелік.

Переваги:

  • Сприяє виробленню незалежності мислення членів групи.
  • Забезпечує спокійне та об’єктивне вивчення проблем, які потребують оцінювання.

Недоліки:

  • Займає багато часу.
  • Можуть виникати непорозуміння, оскільки кожен експерт по-різному викладає свої думки.
  • Не в усіх учасників однаково високий рівень мотивації, що може вплинути на якість оцінювання.
  1. Wideband Delphi (Широкополосна техніка Delphi)

Створений у 1970-х роках Баррі Бемом та Джоном А. Фаркухаром. Метод Wideband Delphi передбачає більш широку взаємодію та спілкування між учасниками.

Основні кроки:

  • Формується команда: модератор, менеджер проєкту, експерти та представники команди розробників. Загальна кількість людей — 3–7 осіб.
  • Для проведення оцінювання всі збираються в одному місці на зустріч. Зазвичай їх проводиться дві: початкова та оціннювальна.
  • Початкова зустріч (kickoff). Модератор представляє специфікацію проблеми та список завдань високого рівня, будь-які припущення чи обмеження. Команда розбирає проблему та обирає одиниці оцінювання. Модератор веде все обговорення, стежить за часом і після початку засідання готує структурований документ, який містить опис проблеми, список завдань високого рівня тощо. Потім надсилає копії напрацьованих матеріалів для наступного кроку.
  • Оцінювальна зустріч. Експерти заповнюють опитувальники, висувають припущення щодо оцінювання, зокрема, термінів або вартості. Процес проводиться у два або більше раунди. Після кожного ведучий надає анонімне зведення прогнозів експертів із попереднього етапу з обґрунтуванням їхніх суджень.
  • Експертам пропонується переглянути свої попередні відповіді відносно повідомлень інших членів групи. Вважається, що під час цього процесу їхній діапазон зменшуватиметься, і група досягне правильної відповіді. Команда має постаратися дійти єдиного рішення під час дискусії.
  • Процес завершується після того, як досягнуто заздалегідь визначеного критерію зупинки (наприклад, кількість раундів, прихід до консенсусу, стабільність результатів). Середні оцінки фінальних раундів визначають результати.

Переваги: 

  • Залучення експертів до обговорення варіантів набагато ефективніше та дасть більш точну, аргументовану й проаналізовану оцінку (як порівняти з Delphi).

Недоліки:

  • Експерти схильні виявляти конформізм, прагнучи приєднатися до думки більшості.
  • Організатори мають змогу маніпулювати експертною групою.
  1. Three-Point Estimation (Оцінювання за трьома точками) або PERT

Один із найпоширеніших і найпростіших методів. Ґрунтується на трьох різновидах:

  • оптимістична (O = Optimistic);
  • песимістична (P = Pessimistic);
  • реалістична/середня (M = Middle або Most Likely).

Метод PERT (Program Evaluation Review Technique) був розроблений та описаний у 1958 році на замовлення підрозділу спеціальних проєктів ВМС США для плану створення ракетної системи.

Основні кроки:

  • Команда збирається щодо декомпозиції робіт на більш дрібні завдання, використовується структура WBS — Work Breakdown Structure.
  • З кожним виконавцем визначаються як ствердні, так і заперечні ризики, пов’язані з його завданнями.
  • Для кожного з них проводиться 3 різновиди оцінювання. Значення P, M та O визначаються з урахуванням виявлених ризиків (у годинах, днях, грошових одиницях) під час обговорення всередині команди.
  • Розраховується середнє для 3 значень (Е). Формула дає змогу, з одного боку, врахувати можливі позитивні та негативні сценарії, а з іншого — «згладити» їхній вплив та здобути більш реальну оцінку.
  • Для розрахунку можна використовувати один із двох способів:
    • просте оцінювання (трикутний розподіл). Знайти середнє значення: Е=(О+М+Р)/3. Більше підходить для проєктів, які робляться вперше та не мають аналогії чи команда складається з молодих фахівців. Ці показники можна назвати припущеннями;
    • більш точне обчислювання (бета-розподіл). Додати вагу найбільш ймовірної оцінки і знайти середньозважене значення (метод PERT): Е = (O + 4×M + Р)/6. Переважно підходить у випадках, коли маємо багато історичних показників. Проєкт аналогічного типу й команда складається з досвідчених фахівців.
  • Потім розраховується стандартне відхилення від завдання (SD):
    • під час простого оцінювання: (SD) = √ [((O — E) 2 + (M — E) 2 + (P — E) 2) / 2];
    • у методі PERT: (SD) = (P — O) / 6.
  • Такі розрахунки проводяться для усіх завдань у списку.
  • Пропонований метод дає змогу розрахувати рівень достовірності оцінювання: E+2×SD.
  • Після проведення всіх обчислень, необхідно побудувати PERT-діаграму, яка графічно відображає терміни та перебіг завдань проєкту.

Переваги:

  • Вважається однією з найбільш надійних технік, тому що дає більш точні показники, як порівняти з одноточковими: допомагає прибрати з оцінювання найбільш оптимістичні та триваліші за часом сценарії.
  • Враховує багато невизначеностей/ризиків у проєкті: як сприятливі умови (можливості), так і несприятливі (загрози).
  • Цей метод можна використовуватиме для оцінювання як часу і вартості завдань, так і проєкту загалом.
  • Має інструмент візуалізації діяльності для наочного подання. Завдяки діаграмам можна оцінювати та аналізувати час і ресурси, відстежувати залежності завдань, керувати активами. Також цей метод містить інформацію з різних департаментів, що допомагає оптимізувати комунікації.

Недоліки:

  • Потребує багато часу для оцінювання завдань за трьома параметрами.
  • Вважається досить дорогою технікою через трудомісткий характер робіт.
  • Метод PERT вимагає розташування активностей у часовій послідовності (кожна наступна задача виконується лише після завершення попередньої).

 

  1. Analogous Estimating (Top-down Estimation: від загального до приватного)

Метод, який використовує значення характеристик з історичних даних за основу для оцінювання аналогічного параметра для майбутньої діяльності. Можна спиратися на минулий досвід вирішення подібних завдань. Метод використовується у випадках, коли недостатньо документації та інформації про проєкт, особливо на початкових його етапах.

Основні кроки:

  • Знайти та виділити можливі аналогії.
  • Щоб знайти знайомі завдання, можна зробити декомпозицію: розбити великий проєкт на складники.
  • Параметрами для подальшого порівняння можуть бути: сфера застосування (домен), технології, модулі з минулих проєктів (можна з інших доменів), дії, трудовитрати, вартість, тривалість, складність.
  • Зберіть усі показники та використовуйте експертне оцінювання, щоб отримати оцінку тривалості та вартості поточного проєкту. Цим процесом займається проєктний менеджер. Тут важливий досвід та судження команди, тому метод вважається комбінацією історичної інформації та експертної думки.
  • Під час оцінювання слід порівнювати не з тим, що оцінювали раніше, а з тим, скільки вийшло фактично в минулому проєкті. 
  • Якщо для порівняння обрано досліження, де робили щось схоже, але легше/простіше, тоді під час оцінювання необхідно множити на complexity factor.

Переваги:

  • проста система, швидкий підрахунок;
  • не потрібно багато документації;
  • економія часу;
  • один із найзручніших методів.

Недоліки:

  • Неточне оцінювання порівняно з іншими методами.

Parametric Estimating (Оцінювання за параметрами та моделювання)

Метод схожий на той, що робиться за принципом аналогії. Тут також акцентують увагу на інформації та даних із попередніх проєктів.

Суть у тому, щоби побудувати певну параметризовану модель-прогноз, взявши за основу минулий досвід, наявні дані та метрики, а також статистичну інформацію (головна відмінність від Analogous Estimating). Використання цього методу дає змогу проаналізувати вплив того чи іншого параметра на вартість, бюджет та тривалість.

Основні кроки:

  • Весь проєкт розбивається на етапи.
  • Визначаються частини, що безпосередньо впливають на нього, які можна виміряти.
  • Визначається одиниця тривалості та кількість одиниць у проєкті.
  • Фактично будується спеціальна математична модель, що дає нагоду відстежувати, як змінюється підсумкова оцінка залежно від вихідних параметрів. Її можна навіть візуалізувати. Це допоможе проаналізувати межі відхилення оцінки від середнього та побачити, що на це впливає.
  • Для точності прогнозу важливо, щоб вимірювання були масштабованими.

Переваги:

  • Швидкий підрахунок, можливий швидкий пошук інформації.  

Недоліки:

  • Невисока точність (але вища, ніж у Analogous Estimating).

А вже в наступній статті поговоримо про способи, які можуть дати більш точну оцінку для уникнення потенційних недоліків і помилок.

 

 

Схожі теми

Менеджмент Кар'єра