Принципы проведения оценивания проекта и его упаковка.

В предыдущей статье мы с вами начали погружаться в процесс оценивания проекта вместе со Светланой Корнюк, студенткой нашего курса "Эксперт в управлении проектами". Сегодня мы продолжаем наше путешествие и разбираем тему: 

На что необходимо обратить внимание для успешного оценивания

• Требования и задачи должны быть понятными для выполнения. Все требования/задачи и рамки проекта (scope) должны быть четко описаны и подтверждены клиентом. При составлении списка необходимо проанализировать все унаследованные артефакты и учесть все ожидания (формальные и неформальные) и требования (функциональные и нефункциональные). Это могут быть контракты, спецификации, протоколы встреч, письма с намерениями и т.п.
• Постарайтесь разбивать проект на максимально независимые задачи, которые необходимо детализировать до тех пор, пока не получите очевидные подзадачи, которые уверено сможете оценивать. Однако чрезмерная детализация тоже может навредить.
• Определите рисковые задачи и увеличьте их оценку в соответствии с риском. Часто на риски добавляют от 5% до 15-20%. Задача для вас является рисковой, если включает, например, работу с малознакомой технологией или ставит вас в зависимость от внешних факторов.
• Если рисковые задачи невозможно оценить по времени, потребуйте отложить оценку и возьмите себе время на предварительное исследование вопроса, после которого вы уже сможете более точно оценить исходную задачу.
• Out of scope. В случае, если требования обновились или были добавлены, не забывайте обновить и оценку с учетом новых условий. 
• Учитывайте в вашей оценке время на общепроектные задачи (коммуникации, погружение, управление инфраструктурой, командировки, тестирование) и непроизводственные затраты времени, а не только «чистое» время на выполнение задачи. В среднем сотрудник (разработчик) занимается непосредственно работой не более 55-60% своего времени. Остальное время уходит на коммуникацию с менеджментом и коллегами, на code review, переключение между задачами, ознакомление, чашечку кофе, новости, почту и т.п. 
• Учитывайте в оценке задачи по интеграции различных частей друг с другом (различных модулей, подзадач между собой, блокирующие взаимозависимости между задачами различных исполнителей).
• Учитывайте погрешность на весь персонал (человеческие ресурсы). Считайте, что у вас не 100% персонала, а только 80% (на случай больничных, увольнений и т.п.). Этот прием применяется не к оценке задачи, а к календарному планированию. Например: Задача оценивается в 40 часов, но в календарном плане это не 5 дней по 8 часов, а 6 дней.
• Оцените качество вашей оценки: высчитайте коэффициент погрешности оценки и используйте его в дальнейшем для корректировки. K = Т_р/Т_о: отношение реально потраченного времени (Тр) к времени предварительной оценки (То). 
• Введите коэффициенты погрешности оценки для ваших подчиненных и используйте их для корректировки выдаваемой ими временной оценки.
• Создавайте и ведите для себя контрольные списки (чек-листы) для самоконтроля. Не имеет значения, это первый ваш проект или 10-й. Всегда есть шанс что-то упустить. Максимально фиксируйте время на все выполняемые процессы и задачи (планирование, учет, контроль, отчетность, подготовку документации, разработку, тестирование, коммуникации, перевод на новые сервисы, технологии).
• Клиент должен точно знать, что входит в оценку (а не только очевидные задачи). Поэтому передавайте подробный перечень всех задач и условий, которые были учтены при оценке. Также явно опишите то, что в scope не входит: что вы не оцениваете и не собираетесь делать.
• Всегда делайте оценку хотя бы двумя способами (методами). Каждый метод для оценок проектов имеет свои плюсы и минусы. При комбинировании подходов вероятность ошибки при формировании оценки значительно уменьшается, так как вы складываете их плюсы.
• Привлекайте к формированию оценки более одного человека. Создавайте команду 4-7 (но не меньше 2-х) человек и назначайте ответственного. Желательно, чтобы каждый тип задач оценивался соответствующим специалистом, а для оценки одного и того же объема работ лучше привлечь несколько экспертов. Все это позволит увеличить точность оценки, выявить больше скрытых потенциальных рисков и неточностей, снизить фактор человеческого риска что-то упустить или не заметить. 

Документ «Оценка проекта» 

Качественная оценка проекта – это не только структура и цифры, очень важно правильно преподнести их всем стейкхолдерам проекта. Поэтому необходимо подготовить отдельный документ «Оценка проекта», который должен содержать несколько обязательных пунктов: 

• Scope – список требований и работ, которые мы оцениваем, и того, что в Scope не входит.
• Предположения и риски – при каких условиях оценка актуальна и что, по нашему мнению, может пойти не так.
• Оценка (цифры) – расчетные показатели (трудозатраты, поинты, день-единицы) того, во сколько мы оценили работы и проект в целом.

И, наконец, «упаковка» проекта – то, как мы представим нашу оценку. Документ должен быть внешне привлекательным, аккуратным, понятным с четкими формулировками (чтобы не было разногласий в трактовках). Информация должна быть структурирована и детализирована в зависимости от типа, сложности проекта и того, кому будет представлен данный документ. Это важно особенно на начальных этапах общения с клиентом (например, в процессе продажи). 

Но как же, собственно, проводить оценивание проекта? Об этом мы поговорим в следующей части!

Похожие темы