Качественная оценка проекта - фундамент его успешного завершения!
У каждого проджект-менеджера обязательно в какой-то момент появится задача распланировать проект. Именно на этапе планирования закладывается будущий успех всего проекта, поэтому важное место здесь занимает процесс его оценки. Перед менеджером стоит достаточно непростая задача – научиться формировать максимально конкурентные и точные оценки необходимого времени и усилий команды, которые понадобятся на все процессы в рамках максимально разумных трудозатрат. Да ещё и так, чтобы потом гарантированно в них попадать.
Оценка – это прогноз или приблизительное представление, которое позволяет определить, сколько усилий, ресурсов, времени, денег потребуется для выполнения определенной задачи или создания конкретного продукта. Это не попытка угадать что-либо, а договоренность между заказчиком и исполнителем о рамках и, возможно, способе выполнения задачи, так как и бизнесу, и руководителю проекта нужна предсказуемость и ограничение рисков.
Оценка задач или проекта в целом не имеет единого четкого алгоритма или простого плана, так как не бывает абсолютно одинаковых проектов. Каждый проект по-своему уникален: что отлично работает в одном случае, в любом другом может не работать совсем – даже с теми же данными, командой и бюджетом. При этом надо не забывать, что существуют непредвиденные обстоятельства, которые могут возникнуть в любое время. Главное, что должен знать каждый руководитель: чем лучше проведена оценка, тем выше шансы завершить проект и сэкономить бюджет.
Для проведения качественной оценки программного обеспечения существует множество различных эффективных методик. Однако на качество результата влияет не только выбор подходящей методики, но и множество других факторов, которые необходимо учитывать. Хороший прогноз иногда требует очень детального проектирования и подготовки: примерно такого же по длительности, как и сама задача.
Эта статья подготовлена студенткой нашего курса "Эксперт в управлении проектами", Светланой Корнюк, на основании материалов и опыта практикующих специалистов. Светлана постаралась объединить, структурировать и изложить полезную информацию, которая поможет сделать адекватную, качественную и максимально точную оценку проекта, а её процесс - понятным, особенно для начинающих руководителей проектов, как она.
Когда необходимо проводить оценку
- Переговоры с клиентом о новом проекте либо фазе проекта.
- Подготовка коммерческого предложения либо участие в тендере.
- Планирование бюджета и прочих ресурсов.
- Расчет ROI проекта в ходе принятия принципиального решения о его запуске.
Цели проведения оценки
- Первоочередная и самая главная - определить и ограничить рамки проекта (scope), а также зафиксировать предположения (assumptions), при которых оценка актуальна. Никакая оценка не имеет смысла без четкого описания того, что и при каких условиях мы оцениваем.
- Обосновать бюджет проекта перед внешними либо внутренними спонсорами. Это особенно актуально для не IT-клиентов, продающих услуги и продукты с гораздо меньшей степенью неопределенности, чем разработка ПО.
- Определить цену и себестоимость проекта на основе трудозатрат.
- Получить входные данные для других процессов, таких как продажа, планирование, наем сотрудников, бюджетирование.
- Определить, являются ли цели проекта достаточно реалистичными для достижения, то есть стоит ли вообще браться за проект (Steve McConnell).
Единицы измерения
В зависимости от применяемой методики и этапа проекта (на момент оценки) проводить оценку можно в: часах (человеко-час), сумме или поинтах на выполнение задачи.
Требования к оценке проекта
- Честность. В первую очередь перед самим собой. Эта такая оценка проекта, за который ты бы сам взялся.
- Прецизионность. Это значит, что если вы оценивали 3 похожих проекта, то вы должны получить 3 похожие оценки (в аналогичных единицах измерения). Значения не должны противоречить друг другу и «здравому смыслу».
- Точность и условия оценивания проекта. Разница между предсказанным и реальным сроком выполнения проекта должна быть минимальной. Точность оценивания зависит от множества факторов, но в первую очередь от количества и полноты исходной информации и времени на проведение оценки.
И это только первый шаг в процессе оценивания проекта - понять, для чего мы эту оценку проводим. Затем, прежде чем приступить к выбору метода, нам необходимо разобрать, на что важно обратить внимание для избежания ошибок и промахов. Об этом поговорим совсем скоро в следующей части!